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A importância dos manuais administrativos para a organização.


Quais as Funções dos Manuais?

Manuais são importantes dentro de uma empresa, pois seu conteúdo atinge partes crucias dentro da mesma, afetando o modo como o trabalho realizado é organizado. Eles apontam o como fazer, ou seja, tem como objetivo maior orientar ou ensinar a fazer as atividades realizadas dentro de uma organização, seja de um setor, ou departamento. O objetivo da manualização é permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada, atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

Esse é o principal objetivo da presença e do uso de manuais na organização. Por isso, deve ter uma linguagem simples, clara e objetiva, pois todos os colaboradores (independentemente de seu grau de instrução), devem ter acesso a esse material, já que esse auxiliará na realização de suas funções, principalmente para quem é recentemente contratado na organização. Por esse motivo, são válidos como material de consulta, permitindo uma maior gestão do conhecimento dentro da empresa. É recomendado que esse material seja revisado periodicamente, pois há processos que mudam com o decorrer do tempo.

Esta gestão de conhecimento, foco ultimamente dos estudos na área de administração, é vital para que a organização evolua, investindo no desenvolvimento de seus colaboradores.

Como os manuais administrativos são um dos principais meios de descrição de toda a gestão do conhecimento é extremamente importante entender os benefícios de uma boa gestão do conhecimento, como maneira de reforçar a importância dos manuais administrativos.

(Saiba como elaborar um manual administrativo)

Uma boa gestão do conhecimento permite à organização, uma maior assertividade nas tomadas de decisão, principalmente nos níveis gerenciais e operacionais, tendo em vista que com uma manualização dessa GC, o colaborador responsável saiba exatamente como deve executar a tarefa, minimizando ao máximo a chance de erros dentro do processo. O mais interessante é que essa gestão do conhecimento é aplicável a qualquer área da Empresa, desde o setor financeiro até o setor de marketing. Tudo pode e deve ser manualizado, como maneira de difundir a informação e conhecimento mais efetivo. 

Outros objetivos da manualização são:

  • Explicar os objetivos e diretrizes básicas da empresa, sua penetração no mercado e sociedade em geral.
  • Relatar resumidamente a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.
  • Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas;
  • Definir a função, posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura.
  • Atender Às exigências das normas internacionais, voltados para as ISO 9000 ou 14000.

Há alguns tipos e técnicas de manualização (Manual de políticas; Manual de Organização; Manual de instruções), com funções e estruturas diferentes, dependendo também da necessidade da empresa. Caberá ao gestor, verificar qual tipo de manual se adequará à sua organização, podendo haver mais de um tipo de manual dentro dessa.

Alguns tipos de manuais por área:

  • Gestão de Pessoas= Descrição de cargos e funções;
  • Marketing= Manuais de pesquisa de marketing;
  • Processos= Manual de BPM;
  • Estratégia= Manual de identidade filosófica;
  • Finanças= Manual de requerimento de orçamento;
  • Projeto= Flap’s (Fórum de lições aprendidas).

Apesar dos manuais voltados para a área da qualidade serem mais conhecidos em grande parte das organizações, e serem de fato, fator de melhoria continua de processos e otimizações dos mesmos, todas as áreas devem ter seus respectivos manuais. 

Benefícios de Manualizações

  • Conhecimento mais profundo das normas e procedimentos inerentes à organização
  • Coordenação dos processos existentes na organização.
  • Material importante para o estudo organizacional.
  • Reduz a ineficiência e aumenta a capacidade da organização de enfrentar suas dificuldades, problemas e demandas.
  • Técnica que subsidia o crescimento da organização.

Desse modo, visando também a gestão da qualidade dos processos dentro de uma empresa, o gestor deve refletir sobre a real necessidade e importância de se elaborar e manter manuais administrativos que auxiliem na busca por melhores formas de realizar a atividade fim da organização.

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