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5 Passos para construir um manual administrativo fantástico


Em nosso conteúdo anterior, te explicamos a importância de um manual administrativo para sua organização. Desta vez preparamos um conteúdo fantástico informando quais as etapas para a construção de um Manual administrativo.

Reforçando a ideia do post anterior é extremamente importante que você saiba que um manual administrativo pode ser construído em qualquer área da sua organização, desde que siga os seguintes passos. Se você não conhece os benefícios e a importância dessa manualização, é extremamente importante que você leia o post anterior a esse.

Passo 1: Definindo o objetivo do manual

Pode parecer algo extremamente simples e intuitivo, mas o Manual é algo que deve orientar qualquer colaborador em sua respectiva área, independente de cargo, tempo na empresa ou conhecimento no setor.

Por exemplo: Se o manual for descrever todas as etapas do processo de venda da empresa e seus requisitos, é extremamente importante que esse objetivo esteja bem claro e definido.

“Este manual tem como intuito orientar o setor comercial de como prosseguir com o processo de venda, desde a chegada do cliente até o momento de fechamento, explicando as ações que devem ser tomadas para a evolução do cliente dentro do funil de vendas”.

Viu? Tenho certeza que independente do colaborador e sua instrução essa descrição clara do que o colaborador vai encontrar no manual deve ser clara e explicita. Deve ser extremamente descritiva e objetiva.

Perguntas facilitadoras: Seu manual é para quem? Qual o objetivo dele? O que você deseja ensinar para quem estiver lendo ele?

Passo 2: Levantando os processos/etapas a serem seguidos

Como todo manual descreve as etapas a serem seguidas para uma boa assertividade na realização de uma tarefa/atividade é extremamente importante que você defina quais são os processos padrões que devem ser seguidos na realização dessa tarefa, antes de começar a escrever de fato.

Como falamos anteriormente, os manuais administrativos são de fundamental importância para a criação de uma boa gestão do conhecimento, e para isso é extremamente importante, na hora da construção, que se tenha o colaborador mais experiente no levantamento desses processos, tendo em vista que ninguém conhecerá melhor o que deve ser feito do que uma pessoa que execute isso como ninguém.

Para exemplificarmos isso usemos o seguinte exemplo: Vamos supor que uma empresa queira construir a manualização de uma estrutura de pesquisa de mercado, é extremamente importante que na hora de levantar os pontos importantes a empresa tenha um colaborador que já montou tal atividade e ele dirá as etapas a serem seguidas como o levantamento de objetivos, definição de público-alvo, construção de amostra e etc. Por possuir experiência na atividade, ele conseguirá definir as etapas de maneira bem simplificada, caso sua empresa não possua um colaborador que não saiba construir as etapas que você deseja manualizar é extremamente importante que você convide algum profissional externo para levantar essas etapas.

Falando do exemplo que temos na EJA, nossa rotatividade é bem alta pelo modelo enfrentado pelas empresas juniores, onde o fluxo de consultores é bem rápido e a perda de conhecimento é muito frequente, e é extremamente importante que tenhamos um processo de manualização em todos os nossos projetos para manter a qualidade dos mesmos, e algo que fazemos aqui é construir o que chamamos de FLAP de projetos, onde a pessoa responsável por executar o projeto descreve tudo o que foi necessário para entregar o projeto naquela área, além de descrever sua experiência dentro do seu projeto, desde etapas concluídas para a entrega do resultado como também o cronograma (estruturação), enfim. Esse FLAP orienta todos os nossos novos consultores em sua consultoria em seus respectivos modelos, tornando o fluxo de conhecimento descentralizado e constante. Por exemplo, um consultor que tenha pouco mais de um mês dentro da empresa sabe executar perfeitamente uma consultoria em Estratégias de Marketing, porque alguém em um período anterior já executou um projeto assim, sua única preocupação é se atentar à personalização do projeto em si.

Com isso é possível diminuir o tempo de capacitação de um novo membro, mantemos a qualidade do projeto e a sustentabilidade da empresa é mantida.

Passo 3: Mãos à obra

Esse é o momento em que todo o planejamento é posto em prática. Com os objetivos levantados e as etapas a serem descritas também, é a hora de começar.

Alguns requisitos que devem ser cumpridos:

  1. A Linguagem deve ser clara e objetiva;
  2. O conteúdo não deve ser extremamente técnico (todo mundo tem que entender);
  3. Não escreva, EDUQUE!;
  4. Teste: leve ao funcionário mais novo, ele conseguiu entender tudo? se não, escreva novamente.

É extremamente importante que o manual, caso não tenha sido escrito pelo colaborador mais experiente, passe por revisão. Lembre-se, isso orientará seus colaboradores por muito tempo. Tenha a filosofia do colaborador-filho em mente, você daria qualquer tipo de educação para seu filho? tenho certeza que não, então não faça isso com seus colaboradores!

Passo 4: Anexando ao melhor meio de comunicação

Esse é um passo muito importante, que lida diretamente com cada contexto de cultura da sua organização, imagine: Você constrói o manual dos sonhos, a linguagem está clara, objetiva e extremamente entendível. Mas ai você põe esse manual em um formato de livro que ninguém na sua empresa tem costume ou hábito de buscar, todo o trabalho foi por água abaixo, provavelmente ninguém buscará esse manual.

Para evitar isso se faça a seguinte pergunta:

1- Os colaboradores buscam informações em que meio? (plataforma usada pela empresa, com algum gerente ou outro meio)

E então vincule o manual em um meio que seja de fácil acesso para todos, como: E-books, anexos em plataformas como o google drive, trello ou pipefy.

Passo 5: Medindo a efetividade

Você destinou tempo para a construção desse manual certo? Agora é hora de verificar se tudo está caminhando como deveria, e para isso você deve verificar/construir algumas métricas:

  1. Em quanto tempo seu funcionário aprende a executar todas as atividades de maneira esperada?;
  2. Quantos funcionários sabem executar a atividade Agora x Depois do manual;
  3. Sobrecarga nos níveis gerenciais Antes x Depois.

Além disso, pesquisas qualitativas breves devem ser elaboradas com o os novos colaboradores, além disso a verificação dos resultados de maneira geral devem ser levadas em conta também, como anda a padronização e constância nesses setores?

Mãos à obra!

Com esses passos seguidos a assertividade na construção do manual é garantida, em caso de dúvidas ou explicações mais detalhadas entre em contato .

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(83) 9145-7123

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