Muitas empresas possuem pequenos gastos que, ao longo do tempo, se transformam em grandes prejuízos e só quando estão perdendo muito dinheiro é que percebem o problema que surgiu.
Estes pequenos gastos são comuns em todas as empresas, alguns deles são os desnecessários (exagerados) como: energia, telefone, internet, impressões, cópias, copos de água e café, estoque mal planejado, impostos e tributos altos, serviços, frota e viagens de funcionários. Quando não há um controle desses gastos eles podem gerar grandes prejuízos.
Para a prevenção desses problemas futuros é necessário que a empresa reduza esses gastos e isto pode ser feito pela própria empresa ou através da contratação de um serviço especializado.
Segundo Oliveira (2008) Gastos são sacrifícios financeiros que uma entidade arca para a aquisição de um bem ou serviço. No conceito de gastos estão inseridos os custos e as despesas, onde custos são os gastos necessários para a produção dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa e despesas são os gastos que não estão diretamente relacionados a produção dos produtos ou serviços.
As empresas devem estar atentas aos gastos e para saber como reduzi-los é preciso, primeiramente, classifica-los, para assim saber o que pode e o que não pode ser cortado ou reduzido.
Os gastos podem ser classificados em necessário e lucrativo, os quais são, por exemplo, gastos com a matéria prima, estes devem permanecer e para reduzi-los devem ser feitas negociações para a redução, planejamento de estoque e entre outros. Também pode ser classificado como necessário e não lucrativo, que são os gastos, por exemplo, com contas e contador, ou seja, os que não tem impacto direto na lucratividade, estes devem sofrer uma redução mais drástica, procurando fazer negociações mais vantajosas. E desnecessário e não lucrativo, os quais são os gastos com reformas e decorações dispensáveis por exemplo, estes devem ser cortados do negócio caso a empresa esteja necessitando reduzir seus gastos.
Para iniciar o processo de redução de gastos é preciso fazer o levantamento de informações da empresa, como os contratos, as contas, os processos, as necessidades e restrições. Com estas informações registradas será possível a comparação e a análise com outros contratos e processos que poderiam suprir as necessidades da empresa trazendo menores prejuízos.
Ao rever os processos é possível detectar falhas e desperdícios e ao analisar, por exemplo, quanto é gasto com internet e telefone através das contas registradas é possível analisar se o contrato com a atual empresa que fornece esses serviços é vantajoso, para isso deve ser analisado se a contratada está fornecendo tudo o que promete e se tudo o que é fornecido é necessário para a sua empresa, pois caso você não utilize tudo o que paga é mais vantajoso negociar um novo pacote, ou negociar com uma empresa que forneça mais vantagens.
Os gastos podem ser analisados através de planilhas onde são registrados os valores do consumo, do preço e de quanto é gasto durante um determinado período podendo assim comparar os gastos atuais com as propostas de outras empresas fornecedoras do mesmo serviço.
Um exemplo seria registrar o consumo mensal de café e o preço unitário de cada produto, através disso poderá ser calculado o quanto é gasto no período e qual seria a economia com a contratação de um novo fornecedor que propôs um menor preço.
Após a análise das novas propostas e opções de reduções a empresa deve realizar as negociações ou renegociações com as melhores propostas e as rescisões de contratos desnecessários.
É importante que sejam acompanhadas as novas contas, pois assim será possível a comparação com as contas antigas, observando vantagens e desvantagens, e a análise da diferença entre a cobrança e os valores contratados, possibilitando a contestação das cobranças indevidas. Também com a análise das novas contas a empresa pode apurar seus ganhos e observar se obteve uma economia significativa nos gastos.
Para que a redução dos gastos seja efetiva e possa se perpetuar é necessário que a empresa crie uma cultura organizacional que busque essas práticas, definindo metas de redução de gastos e conscientizando a equipe em relação ao uso de materiais, buscando o envolvimento e comprometimento de toda a equipe.
