Gestão por processos

Mapeamento de processos: Por que fazer?

A Importância dos Processos para as Empresas

 

O mapeamento de processos é de fundamental importância para que a empresa assegure sua eficiência e sua eficácia. Mas para entendermos a função do mapeamento de processos, primeiro temos que entender o que um processo.

Um dos erros mais comuns no mapeamento é confundir procedimentos e método de produção com o processo. A diferença entre eles é que enquanto os primeiros definem a técnica que será utilizada na produção de algo, o outro define como serão utilizadas estas técnicas para a produção de algo.

Para melhor ilustrar este esquema vamos pensar em um atendimento. Vender é um processo? Se você respondeu não você está certo! Vender é só uma das atividades (que possui técnicas), que faz parte do processo de atendimento, que por sua vez deve ter outras atividades como credenciamento, pagamento, entre outras.

 

O que são processos?

 

Existem algumas definições formais sobre o que é um processo organizacional, dentre estas estão

 

  • Uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), usados para fins específicos por seu receptor;
  • Uma introdução de insumos (entradas) num ambiente, formado por procedimentos, normas e regras que, ao processarem os insumos, transformam-se em resultados que serão enviados (saídas) aos clientes do processo;
  • Uma sequência de tarefas e atividades utilizadas na entrada, que agrega determinado valor e gera uma saída para um cliente específico interno ou externo, utilizando os recursos da organização para gerar resultados concretos.

Em resumo, é uma sequência de atividades que transformam insumos em produtos (informações, materiais e Etc.) que terão algum valor para o cliente (pessoa que receberá o produto, podendo ser o cliente final ou a pessoa de outro departamento da empresa).

 

O que é um mapeamento de processos?

 

Tomando como referência todos os conceitos já explicados anteriormente, podemos definir o mapeamento de processos como uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem como objetivo identificar e otimizar a forma como os insumos são recebidos, tratados e transformados, com intuito de garantir a eficiência e a eficácia do processo.

O Mapeamento possibilita além da identificação das atividades envolvidas nos processos (dando assim uma visão sistêmica sobre este), a possibilidade de otimização através da construção de sistemas de medição e indicadores de desempenho que permitem o gestor (ou consultor) avaliar em tempo real a execução das atividades, os custos envolvidos, a produção, a produtividade e os riscos envolvidos no processo, oferecendo subsídios que acabam por tornar mais fácil a tomada de decisão e o gerenciamento.

Como mapear?

 

1ª ETAPA – Identificar as pessoas que podem apresentar os processos.

Esta etapa é base para o sucesso do mapeamento, pois é quando o consultor vai observar a rotina da empresa e posteriormente identificar  os processos atuais da organização. É de grande importância que as pessoas escolhidas sejam aquelas que têm maior contato com o processo, pois assim tem-se uma visão de quem o utiliza, para auxiliar nessa etapa é possível analisar os manuais administrativos existentes na empresa, caso existam

 

2ª ETAPA – Identificar os processos atuais.

Nesta etapa são levantadas todas as informações sobre o processo que são: quais são as atividades, a sequência lógica dessas, o tempo gasto, os recursos alocados, quem são os fornecedores e os clientes dos produtos gerados no processo. É importante considerarmos que já que vamos fazer as análises e ajustes dos processos, ainda não é necessário realizar a diagramação dos fluxos.

 

3º ETAPA – Análise e melhoria dos processos.

Esta etapa é onde acontece a maior parte do valor gerado pela consultoria de mapeamento de processos, pois é quando é feita a análise crítica do processo, levantando as oportunidades de melhoria destes nas principais fontes dos problemas dos processos que são: os métodos de trabalho, as pessoas, máquinas e equipamentos, a matéria prima e o ambiente físico. Para a identificação destes problemas é importante consideramos o uso de algumas ferramentas como o diagrama de pareto, o Brainstorming e o diagrama de Ishikawa.

 

4ª ETAPA – Mapear os fluxos.

Esta etapa é onde são decididas as melhores oportunidades de melhoria no que diz respeito a eficiência e eficácia do processo tomando como indicadores a relação custo-benefício do processo, o prazo de implementação, o quadro de pessoas, entre outros fatores. E só após isso são diagramados os processos já melhorados.

 

5ª ETAPA – Implantação

Finalizando o serviço, chegamos a fase de implantação do mapeamento. Aqui é onde divulgamos e treinamos as pessoas sobre os processos e posteriormente a implantação efetiva e o suporte assistido.

É importante considerarmos que processos são mutáveis e podem acontecer variações de acordo com alterações nos fatores acima citados e por isso é necessário o monitoramento constante dos processos, fazendo sempre o Ciclo PDCA com o intuito de que os processos estejam sempre melhorando. Também é importante considerar uma política de registro de mudanças para que sejam vistos erros dos processos anteriores (Gestão do conhecimento) e para que exista realmente um controle das versões do processo.

Considerando isso, podemos observar várias vantagens em adotar a gestão por processos. Uma analogia interessante para ilustrar isso seria a de um barco que precisa chegar a algum lugar, na sua opinião é mais fácil com ou sem um mapa? Para isso que serve o mapeamento, além da definição, padronização e a constante melhoria nos processos e também orienta possíveis novos “tripulantes” a como realizar suas atividades e como chegar ao objetivo de cada processo.

 

contato@ejaconsultoria.com.br

 

8s

Programa 8s

Buscar um melhor posicionamento dentro de um mercado cada vez mais competitivo, é vital nos últimos tempos. Os japoneses, já na década de 1950, nos mostraram através do método 5s uma referência mundial em Gestão até os dias atuais.

Se uma empresa possui, no Brasil, o programa 5s bem estruturado é certo de que ela pratica bons exercícios, mas ainda há algo mais a aprender. O Programa 5s é referência, como já foi citado, mas ele não foi estruturado para nossa realidade.

Os cinco sensos importados do Japão são:

  • SEIRI: Senso de utilização;
  • SEITON: Senso de organização;
  • SEISO: Senso de limpeza;
  • SEIKETSU: Senso de padronização, arrumação;
  • SHITSUKE: Senso de disciplina.

Ao importar o programa para o Brasil, foi adequado mais três sensos que complementam pontos culturais presentes nos brasileiros para que a eficiência do programa 5s fosse atingida aqui, agora com o 8s. Os três sensos são:

  • SHIKARI YARO: Senso de determinação e união;
  • SHIDO: Senso de Capacitação, educação e treinamento;
  • SETSUYAKU: Senso de economia e combate aos desperdícios.

Os três pontos “tocam, literalmente, na ferida do brasileiro”. Primeiro que o brasileiro não prioriza a capacitação, a noção da equipe como um time comprometido e unido por um objetivo envolvendo motivação e liderança. O último ponto, é um dos mais críticos no país: desperdiçamos muito.

Alguns dados mostram os seguintes desperdícios que acontecem no Brasil:

  • Até 25% de energia elétrica gerada;
  • Até 40% da água tratada;
  • Cerca de 30% de alimentos produzidos;
  • Perdas superiores a 30% na construção civil.

Os três sensos preenchem lacunas oriundas das nossas necessidades. O programa incorpora sim a filosofia japonesa, mas exige, para o brasileiro, mudanças no âmbito social e pessoal, não apenas comportamental dentro da empresa.