MANUAIS

A importância dos manuais administrativos para a organização.

Quais as Funções dos Manuais?

Manuais são importantes dentro de uma empresa, pois seu conteúdo atinge partes crucias dentro da mesma, afetando o modo como o trabalho realizado é organizado. Eles apontam o como fazer, ou seja, tem como objetivo maior orientar ou ensinar a fazer as atividades realizadas dentro de uma organização, seja de um setor, ou departamento. O objetivo da manualização é permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada, atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

Esse é o principal objetivo da presença e do uso de manuais na organização. Por isso, deve ter uma linguagem simples, clara e objetiva, pois todos os colaboradores (independentemente de seu grau de instrução), devem ter acesso a esse material, já que esse auxiliará na realização de suas funções, principalmente para quem é recentemente contratado na organização. Por esse motivo, são válidos como material de consulta, permitindo uma maior gestão do conhecimento dentro da empresa. É recomendado que esse material seja revisado periodicamente, pois há processos que mudam com o decorrer do tempo.

Esta gestão de conhecimento, foco ultimamente dos estudos na área de administração, é vital para que a organização evolua, investindo no desenvolvimento de seus colaboradores.

Como os manuais administrativos são um dos principais meios de descrição de toda a gestão do conhecimento é extremamente importante entender os benefícios de uma boa gestão do conhecimento, como maneira de reforçar a importância dos manuais administrativos.

(Saiba como elaborar um manual administrativo)

Uma boa gestão do conhecimento permite à organização, uma maior assertividade nas tomadas de decisão, principalmente nos níveis gerenciais e operacionais, tendo em vista que com uma manualização dessa GC, o colaborador responsável saiba exatamente como deve executar a tarefa, minimizando ao máximo a chance de erros dentro do processo. O mais interessante é que essa gestão do conhecimento é aplicável a qualquer área da Empresa, desde o setor financeiro até o setor de marketing. Tudo pode e deve ser manualizado, como maneira de difundir a informação e conhecimento mais efetivo. 

Outros objetivos da manualização são:

  • Explicar os objetivos e diretrizes básicas da empresa, sua penetração no mercado e sociedade em geral.
  • Relatar resumidamente a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.
  • Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas;
  • Definir a função, posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura.
  • Atender Às exigências das normas internacionais, voltados para as ISO 9000 ou 14000.

Há alguns tipos e técnicas de manualização (Manual de políticas; Manual de Organização; Manual de instruções), com funções e estruturas diferentes, dependendo também da necessidade da empresa. Caberá ao gestor, verificar qual tipo de manual se adequará à sua organização, podendo haver mais de um tipo de manual dentro dessa.

Alguns tipos de manuais por área:

  • Gestão de Pessoas= Descrição de cargos e funções;
  • Marketing= Manuais de pesquisa de marketing;
  • Processos= Manual de BPM;
  • Estratégia= Manual de identidade filosófica;
  • Finanças= Manual de requerimento de orçamento;
  • Projeto= Flap’s (Fórum de lições aprendidas).

Apesar dos manuais voltados para a área da qualidade serem mais conhecidos em grande parte das organizações, e serem de fato, fator de melhoria continua de processos e otimizações dos mesmos, todas as áreas devem ter seus respectivos manuais. 

Benefícios de Manualizações

  • Conhecimento mais profundo das normas e procedimentos inerentes à organização
  • Coordenação dos processos existentes na organização.
  • Material importante para o estudo organizacional.
  • Reduz a ineficiência e aumenta a capacidade da organização de enfrentar suas dificuldades, problemas e demandas.
  • Técnica que subsidia o crescimento da organização.

Desse modo, visando também a gestão da qualidade dos processos dentro de uma empresa, o gestor deve refletir sobre a real necessidade e importância de se elaborar e manter manuais administrativos que auxiliem na busca por melhores formas de realizar a atividade fim da organização.

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Tudo o que você precisa saber sobre um Plano de Marketing

Antes de tudo, visualize a situação abaixo… E se eu te contar que um Plano de Marketing bem executado seria a solução para esse problema?

Segundo pesquisas realizadas pelo SEBRAE, 30% das empresas brasileiras fecham suas portas no primeiro ano de vida. Cerca de 96% das empresas que fecham as portas nos cinco anos iniciais pertencem ao ramo das micro e pequenas empresas. E 55% dos donos de empresas não elaboraram um plano de negócios, muito menos um plano de marketing, antes da abertura. Diante desses dados, notamos como um bom planejamento influencia diretamente na formação de bases para as ações.

Diante de um mercado competitivo em constante mudança, as empresas precisam buscar diferencias e estratégias bem definidas para sobreviver. Por isso, deve-se ressaltar a importância do plano de marketing, o qual é um instrumento para o planejamento das empresas. Segundo Philip Kotler, “É mais importante adotar a estratégia correta do que buscar o lucro imediato”, ou seja, muitas empresas alocam seus recursos, de maneira impulsiva, sem analisar o todo que a envolve, buscando resultados a curto prazo, quando na verdade, elaborar uma estratégia correta a longo prazo, torna a empresa mais competitiva e menos vulnerável às crises, pois elas podem ser previstas com antecedência.

 

Mas afinal, qual a função de um Plano de Marketing?

O plano de Marketing tem papel fundamental e possibilita identificar as forças, metas, objetivos, necessidades dos clientes levando a empresa ao progresso. Ele dá suporte a tomada de decisão do gestor, norteia a melhor maneira mais adequada de alocar os recursos, sejam eles: financeiros, humanos, mercadológicos, administrativos, físicos e materiais

O Plano de Marketing é composto por 6 passos:

Análise situacional: nessa fase a empresa examina o macro ambiente: fatores econômicos, políticos, legais, socioculturais e tecnológicos e o microambiente: empresa, concorrentes, distribuidoras e fornecedores. A empresa também realiza a chamada análise SWOT ou análise FOFA (Strenghts (Forças); Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças))

Objetivos: por meio da análise situacional, são estabelecidos objetivos, fixam-se metas e elaboram-se cronogramas para sua execução, os quais são resultados que a empresa espera alcançar. Esses objetivos podem abranger, partes interessadas (stakeholders), reputação, tecnologia e outros assuntos relevantes

Estratégia: Nessa fase compete aos estrategistas escolherem o caminho de ação mais eficaz para alcançar os objetivos do plano, por isso deve haver uma intensa interação com as outras áreas da organização, para que haja coordenação entre as atividades.

Táticas: A estratégia deve ser descrita minuciosamente quanto aos 4Ps (Produto, praça, preço e promoção) e cada parte da estratégia deve responder a seguinte perguntas: O que será feito? Quando será feito? Quem fará? Quanto custará?

Orçamento: As ações e atividades planejadas pela empresa envolvem custos, que se traduzem sob a forma de verbas necessárias à realização de metas

Controles: Para evitar que o plano fique obsoleto devido as constantes mudanças ambientais. A empresa deve estabelecer revisões periódicas e definir indicadores que possibilitem controlar, avaliar do progresso. Se o desempenho não for satisfatório, a empresa deve analisar seus objetivos, estratégias e iniciativas para corrigir a situação.

 

“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras das decisões presentes”                                                                                                                                                                                                                           Peter Drucker

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Motivação em época de crise

Existem diversas formas de reconhecimento numa empresa como a recompensa financeira (bônus, recompensa por metas e etc.), participação nos lucros e promoções. Entretanto, para as empresas no atual cenário de funcionários constantemente estressados e inseguros surge a pergunta: como motivar seus funcionários de forma simples, porém efetiva?

Na atual conjuntura econômica existem pequenas ações que podem ser efetivas na hora de motivar sendo elas:

  • Parabenizar em público o funcionário por um trabalho bem feito;
  • Enviar uma mensagem escrita parabenizando seu trabalho;
  • Envolve-lo em decisões importantes de sua área de atuação solicitando suas ideias e opiniões para que ele se sinta parte do “time”.
  • Procure sempre passar mensagens inspiradoras aos seus colaboradores; ameaça-los ou coagi-los não fará com que você seja bem visto como líder e gestor;
  • Pequenas festas de confraternização.

 

A motivação, mesmo sendo um fator intrínseco ao indivíduo, pode e deve ser estimulada pela empresa, afinal o fator humano nas organizações é de extrema importância, pois pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma organização. Sendo assim, a motivação deve ser alimentada através de atitudes contínuas que podem transformar a empresa em um negócio extremamente rentável e de grande impacto.

Com o atual cenário de crise econômica e a onda de demissões é normal que a tensão e ansiedade aumentem no ambiente de trabalho e certamente quem não está estressado seguramente irá ficar. As corporações que se permitirem acomodar-se e não investirem na qualidade de vida dos seus